Công chứng, chứng thực các giấy tờ là thủ tục phổ biến màu nười dân thực hiện khi cần nộp hồ sơ đi làm, đối chiếu các giấy tờ với giấy tờ nhân thân khi không mang bản gốc, nộp giấy tờ bản sao để hoàn thành các thủ tục liên quan đến nhân thân,…Tùy thuộc vào giấy tờ được công chứng, chứng thực mà người có nhu cầu cần chuẩn bị các giầy tờ cần thiết cũng như đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện. Vậy muốn công chứng sổ hộ khẩu thì đến đâu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi đi công chứng? Thủ tục công chứng, chứng thực sổ hộ khẩu như thế nào? Sau đây xin giới thiệu bài viết “Công chứng sổ hộ khẩu cần những gì?” của Luật sư Huế chúng tôi. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về việc thực hiện thủ tục này.
Căn cứ pháp lý
- Luật cư trú 2020
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Sổ hộ khẩu là gì?
Mặc dù luật cư trú hiện tại không đề cập tới khái niệm cũng như các đối tượng được cấp sổ hộ khẩu tuy nhiên ta có thể tham khảo các quy định này tại Luật cư trú 2006 (đã hết hiệu lực).
Căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Luật Cư trú 2006 quy định đối tượng được cấp sổ hộ khẩu như sau:
“Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.”.
Như vậy, sổ hộ khẩu có thể được hiểu là một hình thức quản lý nhân khẩu của nhà nước dưới dạng văn bản được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có chức năng là xác định nơi thường trú của công dân.
Tuy nhiên, căn cứ vào khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2021 quy định “sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022”. Như vậy, từ ngày 01/01/2023, sổ hộ khẩu sẽ không còn giá trị sử dụng.
Công chứng sổ hộ khẩu là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” .
Còn với chứng thực được hiểu là việc xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của hợp đồng, giao dịch, văn bản, giấy tờ, bao gồm: Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký.
Theo đó có thể thấy việc công chứng chỉ áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại. Đối với sổ hộ khẩu là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nên chỉ có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao sổ hộ khẩu từ bản chính sổ hộ khẩu (chứng thực bản sao từ bản chính). Như vậy, nói công chứng sổ hộ khẩu thực chất là không đúng mà phải là”Chứng thực sổ hộ khẩu”. Người dân thói quen gọi chung việc xác thực các văn bản như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, căn cước,…là công chứng. Do đó trong trường hợp này ta có thể ngầm hiểu ý của người dân chính là việc chứng thực.
Chứng thực sổ hộ khẩu là việc xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của sổ hộ khẩu bản sao so với bản chính và được thực hiện trong trường hợp khi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu.
Thủ tục công chứng/chứng thực sổ hộ khẩu
Căn cứ từ Điều 18 đến Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu như sau:
Công chứng sổ hộ khẩu cần những gì?
Đầu tiên bạn cần chuẩn bị hồ sơ giấy tờ để thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực sổ hộ khẩu. Theo đó thành phần hồ sơ bao gồm:
- Bản chính Sổ hộ khẩu;
- Bản sao (bản photo) Sổ hộ khẩu.
– Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính Sổ hộ khẩu; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính Sổ hộ khẩu thuộc các trường hợp sau:
- Bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính Sổ hộ khẩu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Trình tự thực hiện công chứng, chứng thực sổ hộ khẩu
Bước 1: Nộp hồ sơ:
Người yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trên đến một trong bốn nơi sau đây để thực hiện việc chứng thực Sổ hộ khẩu:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; hoặc
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; hoặc
- Cơ quan đại diện; hoặc
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
Bước 2: Kiểm tra và thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính Sổ hộ khẩu thì thực hiện chứng thực như sau:
+Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
+Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
+Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
+Nếu phát hiện bản chính thuộc trường hợp: Bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc Bản chính Sổ hộ khẩu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
Thời hạn thực hiện công chứng, chứng thực sổ hộ khẩu
Thời hạn thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu: cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu và thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
Giá trị pháp lý của sổ hộ khẩu đã được công chứng, chứng thực
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
“Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”.
Theo đó có thể thấy bản sao Sổ hộ khẩu đã được chứng thực có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính Sổ hộ khẩu trong các giao dịch.
Tuy nhiên, theo khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020 quy định “sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022”. Như vậy, từ ngày 01/01/2023, bản chính sổ hộ khẩu sẽ không còn giá trị sử dụng. từ đó đương nhiên các bản sao của Sổ hộ khẩu đã được chứng thực sẽ không còn giá trị sử dụng kể từ ngày 01/01/2023.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Công chứng sổ hộ khẩu cần những gì?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật Sư Huế luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là thủ tục khai sinh, trích lục hôn nhân, nhận cha mẹ cho con, mẫu đơn xin đóng mã số thuế cá nhân… vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Mời bạn xem thêm
- Dịch vụ tư vấn, soạn thảo Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất tại Huế
- Dịch vụ nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài tại Huế trọn gói năm 2022
- Dịch vụ ly hôn khi vợ ở nước ngoài của Luật sư Huế
Câu hỏi thường gặp
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải sao, chụp như thế nào. Tuy nhiên căn cứ Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định: “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.”. Như vậy, chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải sao, chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ.
Công chứng sổ hộ khẩu ở tỉnh khác được không?Tại Điều 77 Luật Công chứng 2014 quy định Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên
“1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.”
Đồng thời, Khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định rõ:
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Như vậy, pháp luật cũng không giới hạn thẩm quyền chứng thực sổ hộ khẩu theo nơi cư trú. Do đó, bạn có thể thực hiện thủ tục này ở tỉnh khác nhưng phải có bản chính để đối chiếu thực hiện.
