Mặc dù thủ tục được thực hiện rất nhiều nhưng với tâm lý của những người lần đàu làm cha mẹ thì khi thực hiện việc này vẫn gặp một số khó khăn, lúng túng. Một trong số đó chính là thắc mắc khi đi khai sinh cho con thì cần mang những giấy tờ gì theo? Trường hợp thiếu, mất một số giấy tờ thì có thể sử dụng giấy tờ khác thay thế như thế nào? Các giấy tờ nào bắt buộc phải có? Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, xin mời bạn đọc tham khảo bài viết “Khai sinh cho con cần giấy tờ gì?” của Luật sư Huế chúng tôi.
Căn cứ pháp lý
- Luật hộ tịch 2014
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP
- Thông tư 04/2020/TT-BTP
Đăng ký khai sinh là gì?
Đăng ký khai sinh là đăng kí sự kiện sinh cho đứa trẻ mới được sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bất kỳ đứa trẻ nào khi được sinh ra đều phải được đăng ký khai sinh. Sau khi đăng ký khai sinh, sẽ được cấp giấy khai sinh ghi nhận các thông tin nhân thân của người trẻ như cha, mẹ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch,… Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
Với chức năng là ghi nhận các thông tin cá nhân của người được khai sinh, giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng và được sử dụng phần lớn trong các thủ tục hành chính đồng thời gắn liền với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời.
Căn cứ khoản 1 Điều 14 của Luật hôn nhân và gia đình 2014 thì Giấy khai sinh bao gồm những thông tin quan trọng cơ bản như sau:
- Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
- Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.
Ngoài ra, trên giấy khai sinh còn thể hiện thông tin ngày cấp và nơi cấp giấy đăng ký khai sinh của cá nhân đó.
Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con.
Khai sinh cho con cần giấy tờ gì?
Theo Điều 9 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giấy tờ nộp và xuất trình khi đăng ký khai sinh bao gồm:
“1. Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch khi đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) hoặc các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 36 của Luật Hộ tịch khi đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện).
2. Người yêu cầu đăng ký khai sinh xuất trình giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 của Nghị định này.
Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì còn phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn.”
Trong đó theo Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch thì:
“Người đi đăng ký khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.”
Tại Khoản 1 Điều 36 của Luật Hộ tịch:
“Người đi đăng ký khai sinh nộp giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật này cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch cho con.
Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì văn bản thỏa thuận phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài mà người đó là công dân.“
Do đó khi đi đăng ký khai sinh cho con thì người đăng ký khai sinh cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Giấy chứng sinh; trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.
- Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch cho con.
- Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì văn bản thỏa thuận phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài mà người đó là công dân.
Khai sinh cho con thực hiện như thế nào?
Việc đăng ký khai sinh cho con tuân thủ theo những quy định sau:
Thời hạn khai sinh và người làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con
Điều 15 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định về trách nhiệm đăng ký khai sinh, theo đó:
“Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.”
Đối chiếu theo quy định trên, cha mẹ sẽ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh cho con trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con; trong trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì những người khác trong gia đình hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.
Nơi thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho con
Đầu tiên cần xác định cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh.
Người có trách nhiệm (cha, mẹ; ông hoặc bà hoặc người thân thích khác; cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ) sẽ làm Giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ (Điều 13 Luật Hộ tịch 2014).
Theo Điều 11 Luật Cư trú 2020, nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Luật Cư trú 2020.
Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ (khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014).
Trong đó cần chú ý các trường hợp đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài bao gồm:
- Trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch.
- Trẻ có cha và mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch nhưng trẻ được sinh ra tại Việt Nam.
- Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú (điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
- Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP).
Thủ tục đăng ký khai sinh cho con
Người đi đăng ký khai sinh cho con thực hiện việc đăng ký theo thủ tục sau:
Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ theo quy định trên đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND có thẩm quyền.
Người đi đăng ký còn phải xuất trình cho cán bộ tiếp nhân các giấy tờ sau:
– Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh;
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh.
– Giấy chứng nhận kết hôn nếu cha, mẹ đã đăng ký kết hôn.
– Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em nhập cảnh (hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và giấy tờ chứng minh việc trẻ em cư trú tại Việt Nam (văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền).
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Lưu ý: Đối với công dân Việt Nam, giấy tờ chứng minh nơi cư trú và Giấy chứng nhận kết hôn chỉ xuất trình trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc.
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ những loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký và ghi rõ họ, tên người tiếp nhận hồ sơ;
+ Trong trường hợp hồ sơ không được bổ sung, hoàn thiện theo hướng dẫn thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên.
Bước 3: Ngay khi nhận hồ sơ, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và hợp lệ, công chức làm công tác đăng ký hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào sổ đăng ký khai sinh và cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào sổ.
Cán bộ tiếp nhận báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện cấp Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh.
Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch Việt Nam cho con thì công chức làm công tác hộ tịch cập nhật thông tin khai sinh để lấy số định danh cá nhân.
Lệ phí đăng ký khai sinh cho con?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định như sau:
“Điều 11. Lệ phí hộ tịch
1. Miễn lệ phí đăng ký hộ tịch trong những trường hợp sau:
a) Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật;
b) Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.”
Theo quy định ở trên thì nếu đăng ký khai sinh đúng hạn sẽ được miễn lệ phí theo quy định pháp luật. Nếu người đăng ký khai sinh không thuộc trường hợp được miễn lệ phí nêu trên ví dụ như khai sinh quá hạn, thì sẽ phải đóng mức lệ phí theo quy định của từng địa phương; nhưng không được vượt quá mức lệ phí do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Khai sinh cho con nhưng không có giấy chứng sinh thì dùng giấy tờ nào thay thế?
Giấy chứng sinh được dùng làm căn cứ chứng thực, xác nhận sự ra đời của một người, đồng thời dùng để thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ hoặc các thủ tục khác có liên quan. Thời hạn sử dụng của giấy chứng sinh là cho đến khi trẻ được đăng ký khai sinh.
Theo Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch 2014 quy định về giấy tờ cần có khi đi khai sinh thì:
“Người đi đăng ký khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.”
Theo quy định trên nếu bạn không có giấy chứng sinh có thể do là mất hoặc sinh con tại nhà,… thì có thể nộp giấy tờ khác thay thế như:
- Văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh;
- Nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư Huế về nội dung vấn đề ”Khai sinh cho con cần giấy tờ gì?”. Mong rằng các kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc và cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn về dịch vụ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, dịch vụ giải thể công ty, xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, hủy việc kết hôn trái luật, đổi tên giấy khai sinh, có làm căn cước công dân online được không…. Hãy liên hệ ngay tới Luật sư Huế để được tư vấn, hỗ trợ một cách nhanh nhất. Mời liên hệ hotline: 0833102102.
Mời bạn xem thêm
- Dịch vụ tư vấn, soạn thảo Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất tại Huế
- Dịch vụ nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài tại Huế trọn gói năm 2022
- Dịch vụ ly hôn khi vợ ở nước ngoài của Luật sư Huế
Câu hỏi thường gặp
Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định: “Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.
Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.”
Do đó sau khi nộp các giấy tờ hợp lệ bao gồm: Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu);Giấy chứng sinh (bản chính); Giấy tờ tùy thân của người làm giấy khai sinh cho trẻ (bản chính), công chức tư pháp – hộ tịch sẽ ghi nội dung khai sinh cho trẻ vào Sổ hộ tịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân. Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Cuối cùng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho trẻ được đăng ký khai sinh. Như vậy, người đăng ký có thể nhận được giấy khai sinh ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký giấy khai sinh.
Điều 15 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định về trách nhiệm đăng ký khai sinh, theo đó:
“Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.”
Trong trường hợp này, người được ủy quyền là chú ruột thì không cần giấy ủy quyền công chứng. Trường hợp là cô ruột tiến hành đăng ký khai sinh thì cần có giấy chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Ngoài ra sẽ là các giấy tờ khác để tiến hành làm khai sinh cho trẻ theo quy định.