Giấy khai sinh là một trong các giấy tờ nhân thân quan trọng của cá nhân thể hiện sự kiện một cá nhân sinh ra được đăng ký khai sinh. Giấy tờ này được sử dụng trong rất nhiều thủ tục hành chính, tuy nhiến nếu không có giấy khai sinh thì liệu có thể sử dụng giấy tờ nào để thay thế. Khi rơi vào trường hợp này bạn hoàn toàn có thể xin trích lục khai sinh bởi giấy tờ này ghi nhận các thông tin về khai sinh của cá nhân tương tự với giấy khai sinh và thường được dùng để thay thế giấy khai sinh trong một số trường hợp. Vậy làm thế nào để xin trích lục khai sinh? Đến đâu để xin trích lục khai sinh? Cần mang theo giấy tờ gì? Để giúp bạn giải đáp vấn đề này, Luật sư Huế xin giới thiệu tới bạn đọc bài viết “Xin trích lục khai sinh ở đâu?”. Mời bạn đọc cùng tham khảo.
Căn cứ pháp lý:
Trích lục khai sinh là gì?
Thông tin khai sinh, khai tử,…. là một trong các thông tin hộ tịch của cá nhân. Khi xin trích lục các thông tin này sẽ được gọi chung là trích lục hộ tịch.
Tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc trích lục hộ tịch như sau:
“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.“
Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.
Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Theo đó trích lục khai sinh là văn bản cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện khai sinh của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi bạn đăng ký khai sinh cho trẻ thì bản trích chính trích lục khai sinh sẽ được cấp cùng với giấy khai sinh, còn bản sao trích lục khai sinh là bản sao từ bản chính trích lục khai sinh đã được cấp trước đó từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc là bản được chứng thực từ bản chính đó.
– Nội dung của trích lục giấy khai sinh bao gồm đầy đủ những thông tin từ quốc hiệu, tiêu ngữ. Trong trích lục giấy khai sinh còn có thông tin cá nhân của người cần trích lục khai sinh, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quê quán và thông tin của mẹ, thông tin của cha cùng với những nội dung khác được sao lưu từ Sổ hộ tịch.
Đối tượng được cấp trích lục khai sinh?
Tại Điều 6 Luật Hộ tịch 2014 quy định về quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân như sau:
-Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.
Quy định này cũng được áp dụng đối với công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
-Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.
-Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.
Như vậy, để xin bản sao trích lục khai sinh có thể do người có yêu cầu trực tiếp xin hoặc ủy quyền cho người khác đến xin trích lục.
Xin trích lục khai sinh ở đâu?
Tại Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:
“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”
Căn cứ khoản 4 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch;
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Ngoại giao;
- Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Thủ tục xin trích lục khai sinh
Hồ sơ xin trích lục khai sinh
Cá nhân khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
– Tờ khai theo mẫu quy định
– Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên.
Lưu ý:
Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau:
– Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột)
– Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện.
– Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do.
– Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ.
– Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.
Trình tự, thủ tục xin trích lục khai sinh
Xin trích lục khai sinh thực chất là xin cấp bản sao trích lục khai sinh vì tờ trích lục khai sinh đã được cấp cho cá nhân khi họ đăng ký khai sinh. Sau đó nếu muốn xin trích lục thì sẽ được cấp bản sao trích lục khai sinh có đầy đủ các thông tin như trích lục khai sinh trước đó.
Theo Luật Hộ tịch 2014, thủ tục cấp bản sao trích khai sinh như sau:
-Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí, lệ phí theo quy định pháp luật.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
– Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cấp bản sao Trích lục hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
-Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
+Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
+Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
+Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;
+Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Lệ phí xin trích lục khai sinh?
Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, lệ phí xin trích lục hộ tịch thực hiện như sau:
– 8.000 đồng/bản sao Trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký
– Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư Huế, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề pháp lý, đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
Luật Sư Huế đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Xin trích lục khai sinh ở đâu?”. Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến dịch vụ Công chứng tại nhà Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Mời bạn xem thêm
- Dịch vụ tư vấn, soạn thảo Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất tại Huế
- Dịch vụ nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài tại Huế trọn gói năm 2023
- Dịch vụ ly hôn khi vợ ở nước ngoài của Luật sư Huế
Câu hỏi thường gặp
Tại Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch như sau:
“Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật Hộ tịch 2014 (yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch 2014 thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.”
Do đó bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác xin trích lục khai sinh giúp mình thông qua văn bản ủy quyền. Tùy thuộc vào đối tượng bạn ủy quyền mà văn bản ủy quyền có thể cần chứng thực hoặc không.
Tại Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:
“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”
Như vậy, dựa trên những căn cứ này có thể xác định, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Bạn hoàn toàn có thể đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi gần bạn nhất để xin trích lục khai sinh do đó việc này có thể được thực hiện tại nơi bạn đang tạm trú.